7 lois du temps pour une organisation de travail efficace

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montre temps inexorable aiguille
comment vaincre le temps

 

La gestion de son temps est l’une des clés de la réussite en entreprise.

Certains savent dompter le temps, d’autres se font submerger ou l’apprivoisent à peine.

Que vous soyez manager ou chef de projet, on vous demande toujours plus de rapidité et d’efficacité.

Comment survivre dans un monde ou l’immédiateté est la règle ?

Voici la description de 7 lois du temps qui vous permettront d’éviter un certain nombre de situations désagréables.

1 – Loi de Parkinson

« Toute activité tend à occuper la totalité du temps disponible »

 

Plus on dispose de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche aura tendance à prendre l’ensemble de ce temps. Vous devez écrire un compte-rendu de réunion ? Si vous avez planifié 30 minutes pour le faire, il vous prendra 30 minutes. Si vous avez planifier 2h, il vous prendra 2h, pour le même compte-rendu…

Comment faire pour éviter que le temps ne s’allonge à l’infini ?

      • Fixez-vous des délais réalistes et une durée maximum pour chaque tâche. Cela nécessite néanmoins de bien connaitre le type de travail dans lequel on s’engage.

2 – Loi de Murphy

« Tout ce qui peut arriver, arrivera »

 

Nous avons tendance à systématiquement sous-estimer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche. Il est donc important de prévoir des marges de sécurité dans les actions et projets (en sachant que selon la loi précédente, tout le temps alloué sera occupé !).

En fonction de son estimation initiale, il ne faut pas hésiter à appliquer un coefficient multiplicateur de 1,5 à 3 en fonction de paramètres tels que la complexité de la tâche, l’intérêt que vous y portez, votre expérience en la matière…

3 – Loi de Carlson

« La productivité augmente avec la segmentation des tâches »

 

Vous avez des dizaines de dossiers à traiter ? N’essayez surtout pas de tout traiter en même temps ou c’est les heures supplémentaires assurées. Traiter trop d’informations en même temps empêche le cerveau de se concentrer correctement. Résultat : on s’égare, on court dans tous les sens et les projets n’avancent pas…

Les remèdes :

      • Réservez-vous des plages horaires fixes. Regroupez les tâches similaires ensembles, notez dans votre agenda un créneau pour les réaliser et concentrez-vous uniquement sur ces actions.
      • Limitez les interruptions. Fermez votre bureau, isolez-vous, éteignez téléphone et boîte mail pour supprimer toutes les distractions possibles.

4 – Loi de Pareto

« 80% des effets sont produits par 20% des causes »

 

Le principe de Pareto est l’un des plus connus, 20% de nos actions engendre 80% du résultat. Et donc l’inverse est aussi vrai : 80% de nos actions engendre 20% du résultat !

Que nous dit ce principe appliqué à notre charge de travail ?

      • Concentrez-vous sur l’essentiel. Apprenez à hiérarchiser et traitez les affaires les plus importantes en premier pour se libérer l’esprit.
      • Apprenez à déléguer. Sachez dissocier l’urgent de l’important et déléguez les tâches de moindre importance.

Finalement, si vous n’aviez que 2h de temps dans votre journée, sur quoi décideriez-vous de vous concentrer ?

5 – Loi de Illitch

« Plus je travaille, moins je suis efficace »

 

A partir d’une certaine durée, le temps consacré à une tâche devient moins productif voir même contre-productif. L’idée de dire « si je travaille deux fois plus, j’obtiendrai le double de résultat » est fausse. Dans la pratique, notre niveau de concentration décroit à mesure que le temps passe et nous devenons moins efficace. La durée optimale de concentration est de 45 minutes seulement !

Les règles à respecter :

      • Faites des pauses. Évitez d’enchaîner les tâches les unes derrière les autres, prenez 5 minutes pour décompresser. Ne travaillez pas pendant votre pause de midi, vous ne gagnerez pas en efficacité mais plutôt en fatigue le soir.
      • Ne passez pas plus de 90 minutes sur une même tâche. C’est déjà deux fois plus que la durée optimale de concentration.
      • Planifiez des réunions d’une heure, pas plus. Vous verrez que vos réunions seront plus vivantes. Vous aurez plus de succès d’aboutir à de vraies décisions, et tous vos collaborateurs vous remercieront de savoir faire court.

6 – Loi de Laborit

« Je commence toujours par ce qui me plaît le plus, le reste on verra plus tard »

 

Le cerveau humain est fait de tel façon à aller vers ce qui lui procure le plus de plaisir et ce qui est le plus facile. Le résultat, c’est la procrastination. On repousse toujours plus loin les dossiers jugés « difficiles » jusqu’à devoir les bâcler au dernier moment.

Le conseil ? Faire exactement l’inverse.

      • Commencez votre journée par le plus pénible en appliquant le principe de la satisfaction différée. Vous ferez l’agréable plus tard, comme une récompense après votre dur labeur.

7 – Loi de Fraisse

« Plus l’activité est intéressante, plus le temps passe vite »

 

Le temps est une notion subjective. Vous vous rappelez quand vous étiez étudiant en attendant votre passage à l’oral ? Les minutes semblaient durer des heures. A l’inverse quand vous êtes avec des amis, le temps passe si vite. C’est la dimension subjective du temps. Plus l’activité est intéressante, plus elle va vous paraître brève… et vous voler votre temps.

Alors pour ne pas tomber dans le piège :

      • Ne déséquilibrez pas votre agenda entre tâches « pénibles » et tâches « agréables ». Alternez-les. Ne repoussez pas les tâches ingrates.
      • Travaillez sur les tâches pénibles lorsque vous êtes le plus en forme et que votre concentration est maximale.

Et en bonus un 8ème principe : la loi de Douglas

« Plus j’ai de place sur mon bureau, plus j’en étale et moins je trie »

 

C’est l’équivalent dans l’espace de la loi de Parkinson pour le temps. Tout le monde a déjà pu le constater empiriquement : la nature (et l’homme) a horreur du vide. Quand un espace se libère, il est aussitôt occupé par autre chose. Les dossiers s’empilent prenant de plus en plus de place et de plus en plus de temps pour s’y retrouver.

Alors quelles solutions ?

      • Réduisez votre espace de travail. Eh oui ! On n’y pense pas forcément mais c’est diablement efficace. C’est un des grands principes du Lean : ne garder que l’essentiel. Cela s’applique à n’importe quel poste de travail, aussi bien dans un bureau que dans un atelier. Je l’ai souvent mis en place dans ma carrière précédente.
      •  Jetez,  triez, archivez, rangez… et recommencez ! C’est une conséquence directe du point précédent : avec moins de surface, il faut s’organiser. On peut employer une méthode structurée comme les 5S mais aussi simplement s’astreindre à une petite session de 5 minutes tous les soirs (ou tous les matins) pour ranger son espace de travail.
      • Classez immédiatement. Un papier arrive sur votre bureau ? Classez-le immédiatement dans un dossier. A vous de vous organiser comme vous le souhaitez avec par exemple des dossiers « A faire aujourd’hui », « A faire dans la semaine », « A faire dans le mois »…

attention

Principe de précaution :

  • N’essayez pas d’appliquer toutes les solutions en même temps.
  • Allez-y par étape.
  • Apprivoisez votre relation au temps et gagnez progressivement en efficacité

Et vous ?

Quels principes appliquez-vous aujourd’hui ?

Qu’est-ce qui vous bloque et vous semble le plus difficile à mettre en oeuvre ?

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